展示会向けカタログ印刷完全ガイド｜失敗しない部数計算と直前発注の極意 – カタログ・パンフレット制作のコラム

テキストテ「展示会まであと2週間なのに、カタログの部数が決まらない…」

「印刷って今から間に合う？納期はどれくらい見ればいい？」

このように、展示会直前になって焦る担当者は珍しくありません。BtoBの展示会では、来場者に配布するカタログが商談の重要なきっかけになるため、部数不足や納期遅れは絶対に避けたいトラブルです。

この記事では、展示会向けのカタログ印刷で失敗しないための部数の見積り方や納期の目安、発注時のポイントを実務目線で解説します。

展示会直前のカタログ準備で「絶対に避けるべき」3つの重大事故

大規模展示会が近づくと、カタログ印刷の依頼は急増します。まずは、直前になって慌てて制作するケースでありがちなトラブルとその背景や影響を整理しましょう。

展示会カタログで頻発するのは「①部数不足」「②納期遅れ」「③仕様ミス」の3パターンです。

部数を控えめに見積もりすぎて早々に配布物が尽きるケースは「カタログ担当初心者あるある」です。

また、入稿データの不備で印刷が搬入期限に間に合わないケースや、進行判断を誤って想定と異なる仕上がりになってしまうという例もあります。

BtoB展示会で配布するカタログは、名刺交換後の商談フォローを支える重要なツールです。

ブース訪問者が持ち帰って社内検討や稟議に使ったり、「とりあえず読んで」と社内担当者へ回覧したりするため、配布漏れは機会損失に直結します。

印刷物の質や数が不十分だと、せっかく興味を持ってブース訪問してくれた潜在顧客を逃しかねません。

カタログ制作の過程は、仕様・デザイン・納期など、検討項目が多岐にわたります。まずは以下の3点を押さえておけば、冒頭に挙げたような重大事故は防げるでしょう。

カタログ印刷では、サイズ（A4やA5など）、ページ数（8ページ・16ページなど偶数単位）、用紙の種類（コート紙・マットコート紙など）の3要素が基本です。

展示会なら、持ち帰りやすいA4サイズ16〜24ページ前後で、紙は軽量かつ印刷映えする「コート紙」が定番といえます。

展示会では、華美なデザインより「読み手が次に取るべきアクションを迷わせないこと」が大事です。「この製品のサイズをもう一度確認したい」「担当者にデモを依頼したい」といった目的の情報へすぐアクセスできる構成を目指しましょう。

例えば、各ページの下部に必ず「お問い合わせ電話番号」を置く、最終ページに「商談予約用QRコード」を大きく配置する、などの工夫が効果的です。

展示会のカタログ部数を見積もる方法は、「①全体の来場者数から逆算する方法」と「②自社ブースへの訪問見込みから計算する方法」の2つがあります。

初めて出展する場合は①が、過去実績がある場合は②がおすすめです。

展示会全体の来場者数が「3,000人」規模なら、自社ブースへの立ち寄り率は「5～10%程度」がひとつの目安です。

仮に「来場者の2%」がカタログを持って帰ると仮定すると「60人」。つまり、配布用に搬入するのは「70〜80部」が妥当なラインです。

ただし複数部持ち帰る来場者もいるため、少し余裕を持たせて100部程度用意すると安心です。

先の持ち帰り室率を想定すると、展示会の規模（来場者数）別の必要部数は以下のようになります。

ただしこの表はあくまでも想定です。実際の持ち帰り率には、展示会のテーマや企業ブースの位置・見せ方など、複数の要因が影響します。

過去にブース出展訪問数のデータを取った経験があるなら、「ブース訪問想定数×1.5〜2倍」がおすすめです。

余った分は後日の営業活動や社内資料に転用できます。

ここでは、直前発注の進行イメージや発注のポイントを紹介しましょう。

多くの印刷会社で、データ入稿から中1〜2営業日で納品できる「特急印刷」プランを用意されています。

例えば「月曜午前に入稿すれば水曜夕方に受け取れる」というプランなら、展示会まで1週間でも十分間に合う計算です。

以下の表は短納期プランの一例です。

ただし繁忙期や大型連休前は例外となる場合があります。必ず印刷会社に直接確認しましょう。